Controlle para BPOs: um acesso só, novas ferramentas e o app do seu cliente
Time Controlle ·
Tudo o que mudou no Controlle para BPOs
Acesso unificado, novas ferramentas para trabalhar com o cliente e o app Controlle Conecta com assistente. Veja o que muda na rotina do seu escritório.
Nos últimos meses, boa parte do nosso desenvolvimento foi dedicada ao BPO financeiro. As mudanças que chegam agora tratam de um problema que todo escritório conhece: a distância entre o time do BPO e o cliente. Pedido de nota que se perde no WhatsApp, senha de banco guardada em planilha, lançamento sem explicação, cliente que só olha os números no fechamento do mês.
1. Um só ambiente para o BPO
Como era
Até agora, o BPO trabalhava em dois endereços. O painel de gestão do escritório ficava no connect.controlle, e a operação de cada cliente acontecia no Controlle. Eram dois acessos diferentes, e para passar de um cliente a outro muitas vezes era preciso voltar ao painel e entrar de novo.
Como é agora
O acesso foi unificado. Você entra direto no Controlle e tem, no mesmo lugar, o ambiente do escritório e o de cada cliente.
Para circular entre as empresas, existem dois caminhos:
Troca direta pelo menu da empresa. Você passa de um cliente para outro sem sair da tela em que está. É o mesmo seletor de empresas que qualquer usuário do Controlle já usa.
Pelo ambiente BPO. Passe o mouse sobre o menu da empresa e o menu do BPO aparece à esquerda. Por ele você volta ao ambiente do escritório e acessa a empresa que quiser.
A troca direta resolve o dia a dia, quando você já sabe em qual cliente precisa entrar. O ambiente BPO é o caminho quando você quer olhar a carteira inteira antes de decidir por onde começar.
Por que mudou
Tivemos três motivos principais.
O primeiro foi a evolução do produto. Com dois ambientes separados, cada funcionalidade nova precisava ser pensada e construída duas vezes, e o painel do BPO acabava sempre recebendo as novidades depois.
O segundo foi o tempo do seu time. Quem atende dezenas de clientes troca de empresa muitas vezes por dia. Cada login a mais e cada volta ao painel somam minutos que fazem falta no fechamento.
O terceiro foi o que vem a seguir neste artigo. Solicitações, documentos e senhas pertencem a cada cliente, mas são gerenciados pelo escritório. Essas funcionalidades só funcionam bem com o BPO e o cliente no mesmo ambiente.
2. Solicitações
Quando você precisa de algo do cliente, como a nota fiscal de uma compra, o comprovante de um pagamento ou a confirmação de um valor, você abre uma solicitação. Ela fica registrada com o que foi pedido, quando e por quem. O cliente responde pelo Controlle ou pelo app, e o pedido é concluído.
Com isso, as pendências de cada cliente ficam visíveis em um lugar só. No fechamento do mês, você sabe exatamente o que ainda falta receber, sem precisar procurar em conversas de WhatsApp e e-mails.
3. Documentos
Cada cliente agora tem um espaço de documentos dentro do Controlle.
Contratos, notas fiscais, comprovantes, relatórios entregues e documentos da empresa ficam organizados por cliente e acessíveis para o time do escritório. O cliente também pode enviar arquivos pelo lado dele.
Isso reduz a dependência de pastas compartilhadas, anexos de e-mail e arquivos salvos no computador de alguém do time. Quando um colaborador sai de férias ou deixa o escritório, os documentos continuam onde estavam.
4. Senhas
O trabalho de um BPO depende de acessos: internet banking, portal da prefeitura, sistemas de emissão de nota, e-CAC, maquininhas. Na maioria dos escritórios, essas credenciais ficam em planilhas compartilhadas ou são enviadas por mensagem. É um risco operacional alto e que raramente recebe a atenção que merece.
No cofre, as senhas ficam guardadas de forma segura dentro do cadastro de cada cliente, e o acesso segue as permissões do seu time.
Uma recomendação prática: ao passar as senhas para o cofre, aproveite para trocar as que hoje circulam em planilhas ou conversas. Quem teve acesso a elas continua tendo enquanto a senha antiga valer.
5. Pedido de informação sobre um lançamento
Durante a conciliação, você agora pode pedir uma explicação ao cliente direto do lançamento.
O cliente recebe o pedido com o lançamento identificado, com data, valor e descrição, e responde. A resposta fica registrada junto ao lançamento, disponível para quem precisar consultar depois.
Essa funcionalidade resolve uma das conversas mais repetidas do BPO: "o que foi esse Pix do dia 12?". Em vez de anotar as dúvidas em uma lista e perguntar tudo de uma vez na reunião do mês, você pergunta no momento em que encontra o lançamento.
6. Controlle Conecta, o app do seu cliente
O Controlle Conecta é o aplicativo para os clientes do seu escritório, com a marca do seu BPO: seu logo e suas cores.
Pelo app, o cliente acompanha a situação financeira da empresa, responde solicitações, envia documentos e vê o que o escritório pediu.
Assistente com conversa em grupo
A principal novidade do app é o assistente. O cliente faz perguntas sobre o financeiro da empresa e recebe respostas com base nos dados dela: quanto entrou no mês, quais foram as maiores despesas, como está o fluxo de caixa dos próximos dias.
A conversa acontece em grupo. O time do BPO participa do mesmo espaço que o cliente e o assistente. Quando uma pergunta pede a análise de quem conhece o negócio, o consultor do escritório entra e responde ali mesmo, com todo o histórico da conversa à vista.
Para o escritório, isso significa receber menos perguntas operacionais e reservar o tempo do consultor para as análises que fazem diferença para o cliente. Para o cliente, significa ter resposta sobre o próprio financeiro a qualquer hora, sem depender do horário comercial.
7. O que você precisa fazer agora
A partir de 21/09, quem acessar o connect.controlle vai ver um aviso sobre a unificação e será direcionado para o login do Controlle.
Seus clientes, dados e configurações de equipe continuam os mesmos. Para entrar, use o mesmo e-mail e senha que você já usava.
Recomendamos três passos:
Atualize os favoritos do navegador e avise toda a equipe sobre o novo endereço de acesso.
Faça um teste de troca entre empresas pelos dois caminhos descritos acima.
Comece a usar as solicitações e o cofre de senhas com um ou dois clientes antes de levar para a carteira inteira.
Se tiver dúvidas sobre a mudança, fale com nossa equipe.